Executive Assistant

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) exécutif(ve) pour assurer l’accueil, la gestion du courrier et le soutien administratif au sein de notre établissement hôtelier. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de direction et les clients, en veillant au respect des standards de la chaîne.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, déterminer la nature de leur visite et les diriger ou les accompagner.
• Ouvrir, lire et préparer des réponses aux courriers courants, en joignant les fichiers appropriés.
• Rédiger et distribuer les procès‑verbaux des réunions aux personnes concernées.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Créer et tenir à jour des archives et systèmes de classement papier et informatiques.
• Transmettre des informations ou documents par ordinateur, courrier ou fax.
• Préparer lettres, mémos et autres documents à l’aide de logiciels de traitement de texte, tableur, base de données ou présentation.
• Saisir et récupérer des informations stockées dans des bases de données informatiques pour mettre à jour dossiers, réservations et répondre aux demandes des clients.
• Utiliser les équipements de bureau standards (téléphone, fax, photocopieur, calculatrice, etc.).
• Effectuer toutes les autres tâches demandées par les responsables.

Profil recherché

• Porter un uniforme propre et complet, avec une apparence soignée et professionnelle.
• Respecter la confidentialité des informations de l’entreprise et des clients.
• Développer des relations professionnelles positives et collaborer avec les collègues.
• Utiliser un langage clair et courtois, notamment lors des appels téléphoniques.
• Accueillir les clients selon les standards de la chaîne, anticiper leurs besoins et aider les personnes handicapées.

Compétences requises

• Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données et présentation.
• Bonne connaissance de l’utilisation du fax, du photocopieur et de la calculatrice.
• Capacité à gérer le courrier entrant et sortant de façon efficace.
• Compétences en archivage et classement papier et numérique.
• Saisie de données et mise à jour de dossiers dans des systèmes informatiques.